Bel me terug Offerte aanvragen
Internationaal zakendoen

De startgids exportdocumenten voor export buiten de EU

Martin Koster

Martin Koster

Algemeen directeur Vertalingen.nl sinds 1999.

Als je als bedrijf exporteert naar een land buiten de EU dan krijg je te maken met exportdocumenten. Sommige documenten zijn verplicht, andere niet. In dit artikel geven we je een overzicht van de verschillende soorten exportdocumenten en leggen we uit waar je deze voor moet of kunt gebruiken.

Inhoudsopgave

Exportaangifte

Voordat je goederen uitvoert naar een land buiten de EU heb je toestemming nodig van de Nederlandse douane. Deze vraag je aan via de exportaangifte (EX-A). Meer informatie over de EX-A vind je op de website van de Belastingdienst.

Handelsfactuur en (lucht)vaartbrief

In deze verplichte douanedocumenten worden de belangrijkste details over de zending, zoals omschrijving van de goederen, aantal items, en waarde van de goederen beschreven.

Paklijst

Sommige landen verplichten een paklijst voor ingevoerde zendingen. In de paklijst staan onder meer het gewicht van en de hoeveelheid goederen in de zending.

Exportlicentie

Voor de uitvoer van sommige producten zoals chemicaliën, militaire goederen en medicijnen is een exportlicentie mogelijk verplicht. Check daarom voordat je wilt exporteren of je een exportvergunning nodig hebt.

Exportlicentie voor uitvoer medicijnen

Voor de uitvoer van medicijnen is vaak een exportlicentie nodig.

Legalisatie handtekening

Legalisatie betekent dat je een document geschikt maakt voor gebruik in een ander land. Het is mogelijk dat je klant of overheidsorganen in het land van uitvoer een bevestiging willen van wie een factuur of overeenkomst heeft ondertekend. Via een legalisatie wordt vastgesteld dat degene die het document heeft ondertekend daarvoor bevoegd is. Je kunt een legalisatie online aanvragen via de KVK.

Certificaten van herkomst

Landen en klanten kunnen een document van oorsprong van je goederen vragen. Hiervoor bestaan verschillende documenten.

Certificaat van Oorsprong (CVO)

Sommige landen willen om economische, politieke of andere redenen geen goederen toelaten uit bepaalde andere landen. Een Certificaat van Oorsprong is het bewijs waar een product gemaakt is. Oorsprong betekent in deze context waar een product uit de grond gewonnen is, gegroeid en geoogst of geboren is.

Voor sommige goederen is het duidelijk wat het land van oorsprong is, bijvoorbeeld voor grondstoffen zoals hout, gewassen of dieren. Deze goederen worden geheel en al verkregen. Maar hoe zit het met producten die zijn samengesteld uit onderdelen uit verschillende landen? Als je niet geheel en al verkregen (half)producten tot een nieuw product vervaardigt, krijgt het eindproduct de Nederlandse oorsprong. Dit wordt laatst ingrijpende bewerking genoemd.

De precieze regels hiervoor vind je in art. 61 lid 3 van het Douanewetboek van de Unie en op basis van deze wetgeving wordt de oorsprong van een product bepaald. Meer toegankelijke informatie vind je op Eurochambres Guidelines. Dit document kun je gebruiken voor het toepassen van de eerdergenoemde wetgeving.

Een CVO kan digitaal worden aangevraagd bij de KVK. Dit kan online via een intermediair (software) of via een logistiek dienstverlener, bijvoorbeeld via een expediteur. Een CVO wordt per exportzending aangevraagd.

EUR.1-, EUR-MED-Certificaat en factuurverklaring

De EU heeft met verschillende landen handelsverdragen gesloten waarin volledige of gedeeltelijke vrijstelling van invoerrechten voor goederen is afgesproken. Deze verdragen zijn bijvoorbeeld met Zwitserland en Noorwegen gesloten.

Landen en goederen waarvoor deze regelgeving geldt, kun je vinden via de ROSA-tool. Goederen die in aanmerking komen voor volledige of gedeeltelijke vrijstelling moeten van preferentiële oorsprong zijn uit het land van uitvoer. Als hoofdlijn geldt dat goederen van oorsprong zijn uit als zij:

  • geheel (en al) of volledig in het uitvoerend land zijn verkregen, of
  • niet geheel en al in het uitvoerend land zijn verkregen, maar daar wel toereikend zijn bewerkt of verwerkt.

Er zijn 3 soorten bewijzen van preferentiële oorsprong. In tegenstelling tot een CVO zijn deze niet verplicht, maar kunnen ze wel voordelen bieden aan jou en je klant.

EUR.1-certificaat

Dit document toont de preferentiële oorsprong van een product aan. De KVK waarmerkt dit product en bij export maakt de douane het certificaat geldig.

EUR-MED-certificaat

Dit certificaat is een variant op EUR.1 en gebruik je als je goederen uitvoert naar landen van de ‘Pan-Euro-Mediterrane overeenkomst (PEM-conventie). Op het certificaat staat uit welke landen uit de PEM-conventie de grondstoffen en goederen komen, evenals wat de preferentiële oorsprong is van het eindproduct. Een EUR-MED-certificaat wordt door de KVK gewaarmerkt en bij uitvoer maakt de douane het certificaat geldig. Meer informatie over de PEM-conventie vind je hier.

Factuurverklaring

Als de waarde van de goederen die je uitvoert lager is dan € 6000 dan vervangt een factuurverklaring het eerdergenoemde EUR.1-certificaat of EUR-MED-certificaat. De factuurverklaring is een voorgeschreven tekst op je verkoopfactuur. Ook kun je een factuurverklaring gebruiken als je een Toegelaten Exporteur (TE) of Geregistreerd Exporteur (REX) bent.

Een EUR.1-certificaat en EUR-MED-certificaat kun je online aanvragen bij de KVK. Ook kan een logistiek dienstverlener deze voor je aanvragen.

ATA-carnet

Een ATA-carnet is van toepassing op goederen die slechts tijdelijk ingevoerd worden, zoals monsters en reclamemateriaal. Met dit document doorloop je vaak gemakkelijker de douaneprocedures. Ook betaal je geen invoerrechten, btw of borgsommen. Ook het ATA-carnet kun je online aanvragen bij de KVK.

Een ATA-carnet vereenvoudigt de tijdelijke import van goederen.

Exportdocumenten van de NVWA

Landen kunnen eisen stellen bij de invoer van planten, dieren en andere bepaalde goederen. De eisen zijn erop gericht dat de dieren of planten gezond zijn en de ingevoerde goederen veilig zijn voor de mensen, flora en fauna van het land van import.

Voor de uitvoer van planten, dieren of andere goederen kan het daarom nodig zijn dat je een exportdocument van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) nodig hebt. De NVWA geeft de volgende exportdocumenten af.

  • Veterinaire certificaten voor dieren, dierlijke producten en diervoeder.
  • Food en non-foodverklaringen voor levensmiddelen en consumentenproducten.
  • Free-sale verklaringen voor levensmiddelen en diervoeder.

Meer informatie hierover vind je op de website van de NVWA.

Welke exportdocumenten heb ik nodig?

Welke uitvoerdocumenten je nodig hebt, is afhankelijk van de goederen die je wilt exporteren en het land van bestemming. Op de website Access2Markets vind je uitgebreide informatie over welke documenten je nodig hebt voor de producten die jij wilt uitvoeren.

Zoek je ondersteuning voor de vertaling of communicatie bij internationaal zakendoen? Vertalingen.nl is een gecertificeerd vertaalbureau dat al meer dan 40 jaar professionele vertalingen uitvoert voor het bedrijfsleven. Ook bieden we informatie over het doen van zaken over de grens. Zo hebben we de volgende artikelen gepubliceerd.

Handige links

Hieronder vind je een overzicht van handige websites voor als je goederen wilt gaan exporteren.

Neem contact op

Hoe kunnen we je helpen?

Terugbelverzoek

Vul dit formulier in en we bellen u zo spoedig mogelijk terug.