De startgids exportdocumenten voor export buiten de EU

Legalisatie handtekening

Legalisatie betekent dat je een document geschikt maakt voor gebruik in een ander land. Het is mogelijk dat je klant of overheidsorganen in het land van uitvoer een bevestiging willen van wie een factuur of overeenkomst heeft ondertekend. Via een legalisatie wordt vastgesteld dat degene die het document heeft ondertekend daarvoor bevoegd is. Je kunt een legalisatie online aanvragen via de KVK.

Certificaten van herkomst

Landen en klanten kunnen een document van oorsprong van je goederen vragen. Hiervoor bestaan verschillende documenten.

Certificaat van Oorsprong (CVO)

Sommige landen willen om economische, politieke of andere redenen geen goederen toelaten uit bepaalde andere landen. Een Certificaat van Oorsprong is het bewijs waar een product gemaakt is. Oorsprong betekent in deze context waar een product uit de grond gewonnen is, gegroeid en geoogst of geboren is.

Voor sommige goederen is het duidelijk wat het land van oorsprong is, bijvoorbeeld voor grondstoffen zoals hout, gewassen of dieren. Deze goederen worden geheel en al verkregen. Maar hoe zit het met producten die zijn samengesteld uit onderdelen uit verschillende landen? Als je niet geheel en al verkregen (half)producten tot een nieuw product vervaardigt, krijgt het eindproduct de Nederlandse oorsprong. Dit wordt laatst ingrijpende bewerking genoemd.

De precieze regels hiervoor vind je in art. 61 lid 3 van het Douanewetboek van de Unie en op basis van deze wetgeving wordt de oorsprong van een product bepaald. Meer toegankelijke informatie vind je op Eurochambres Guidelines. Dit document kun je gebruiken voor het toepassen van de eerdergenoemde wetgeving.

Een CVO kan digitaal worden aangevraagd bij de KVK. Dit kan online via een intermediair (software) of via een logistiek dienstverlener, bijvoorbeeld via een expediteur. Een CVO wordt per exportzending aangevraagd.

EUR.1-, EUR-MED-Certificaat en factuurverklaring

De EU heeft met verschillende landen handelsverdragen gesloten waarin volledige of gedeeltelijke vrijstelling van invoerrechten voor goederen is afgesproken. Deze verdragen zijn bijvoorbeeld met Zwitserland en Noorwegen gesloten.

Landen en goederen waarvoor deze regelgeving geldt, kun je vinden via de ROSA-tool. Goederen die in aanmerking komen voor volledige of gedeeltelijke vrijstelling moeten van preferentiële oorsprong zijn uit het land van uitvoer. Als hoofdlijn geldt dat goederen van oorsprong zijn uit als zij:

• geheel (en al) of volledig in het uitvoerend land zijn verkregen, of
• niet geheel en al in het uitvoerend land zijn verkregen, maar daar wel toereikend zijn bewerkt of verwerkt.

Er zijn 3 soorten bewijzen van preferentiële oorsprong. In tegenstelling tot een CVO zijn deze niet verplicht, maar kunnen ze wel voordelen bieden aan jou en je klant.

EUR.1-certificaat

Dit document toont de preferentiële oorsprong van een product aan. De KVK waarmerkt dit product en bij export maakt de douane het certificaat geldig.

EUR-MED-certificaat

Dit certificaat is een variant op EUR.1 en gebruik je als je goederen uitvoert naar landen van de ‘Pan-Euro-Mediterrane overeenkomst (PEM-conventie). Op het certificaat staat uit welke landen uit de PEM-conventie de grondstoffen en goederen komen, evenals wat de preferentiële oorsprong is van het eindproduct. Een EUR-MED-certificaat wordt door de KVK gewaarmerkt en bij uitvoer maakt de douane het certificaat geldig. Meer informatie over de PEM-conventie vind je hier.

Factuurverklaring

Als de waarde van de goederen die je uitvoert lager is dan € 6000 dan vervangt een factuurverklaring het eerdergenoemde EUR.1-certificaat of EUR-MED-certificaat. De factuurverklaring is een voorgeschreven tekst op je verkoopfactuur. Ook kun je een factuurverklaring gebruiken als je een Toegelaten Exporteur (TE) of Geregistreerd Exporteur (REX) bent.

Een EUR.1-certificaat en EUR-MED-certificaat kun je online aanvragen bij de KVK. Ook kan een logistiek dienstverlener deze voor je aanvragen.

ATA-carnet

Een ATA-carnet is van toepassing op goederen die slechts tijdelijk ingevoerd worden, zoals monsters en reclamemateriaal. Met dit document doorloop je vaak gemakkelijker de douaneprocedures. Ook betaal je geen invoerrechten, btw of borgsommen. Ook het ATA-carnet kun je online aanvragen bij de KVK.